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Organisateur d'événements

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Qu’est-ce qu’un organisateur d’événements ?

Vous aimez organiser des événements et des fêtes pour votre famille et vos amis ? Vous pourriez envisager une carrière de planificateur d’événements !

Un planificateur d’événements (également connu sous le nom de planificateur de réunions et/ou de congrès) est une personne qui coordonne tous les aspects des réunions et des événements professionnels. Il choisit souvent les lieux de réunion, organise le transport et coordonne de nombreux autres détails.

Que fait un organisateur d’événements ?

Qu’il s’agisse d’un mariage, d’une conférence éducative ou d’une convention d’affaires, les réunions et les événements rassemblent des personnes dans un but commun. Les planificateurs de réunions, de congrès et d’événements veillent à ce que cet objectif soit atteint sans heurts.

Les planificateurs d’événements coordonnent chaque détail d’un événement, du début à la fin. Avant une réunion, par exemple, les planificateurs rencontrent les clients pour estimer le nombre de participants et déterminer l’objectif de la réunion. Pendant la réunion, ils s’occupent de la logistique de la réunion, comme l’inscription des invités et la mise en place de l’équipement audio-visuel pour les orateurs. Après la réunion, ils interrogent les participants pour savoir quels sujets les ont le plus intéressés.

Les organisateurs d’événements recherchent également des sites de réunion potentiels, tels que des hôtels et des centres de congrès. Ils tiennent compte de l’hébergement et des services que l’établissement peut offrir, de la facilité avec laquelle les gens pourront s’y rendre et des attractions que les environs ont à offrir. Plus récemment, les planificateurs se demandent également si une réunion en ligne peut atteindre les mêmes objectifs qu’une réunion en face à face.

Une fois le lieu choisi, les planificateurs organisent l’espace de réunion et les services de soutien. Par exemple, ils négocient les contrats avec les fournisseurs pour les repas des participants et coordonnent les plans avec le personnel sur place. Ils organisent des conférences, des divertissements et des activités. Ils supervisent également les finances des réunions et des conventions. Le jour de l’événement, les planificateurs peuvent inscrire les participants, coordonner le transport et s’assurer que les salles de réunion sont bien installées.

À quoi ressemble le lieu de travail d’un planificateur d’événements ?

Les planificateurs d’événements passent la plupart de leur temps dans des bureaux. Pendant les réunions et les événements, ils travaillent généralement sur place, dans des hôtels ou des centres de congrès. Ils voyagent régulièrement pour assister aux événements qu’ils organisent et pour visiter des sites de réunion potentiels, parfois dans des endroits exotiques du monde entier. Les planificateurs collaborent régulièrement avec les clients, les travailleurs de l’hôtellerie et les plateformes de réunion.

Le travail des organisateurs de réunions, de congrès et d’événements peut être rapide et exigeant. Les planificateurs supervisent plusieurs aspects de l’événement en même temps, font face à de nombreuses échéances et orchestrent les activités de plusieurs groupes de personnes différentes.

La plupart des planificateurs de réunions, de congrès et d’événements travaillent à temps plein. En outre, nombre d’entre eux sont amenés à travailler de longues heures, de façon irrégulière, pendant la période précédant un événement majeur. Pendant les réunions ou les congrès, les planificateurs peuvent travailler de très longues journées, commençant tôt le matin et se prolongeant tard le soir. Parfois, ils doivent travailler le week-end.

 

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