L’organisation d’un séminaire peut être extrêmement stressante. C’est pourquoi, pour garantir la réussite du séminaire, vous devez anticiper, planifier et gérer chaque étape du processus. Avant d’agir, réfléchissez à chaque étape, aux ressources nécessaires et à la charge de travail prévue. Vous avez besoin de suffisamment de temps (et de capacité) pour tout préparer correctement. Pour augmenter vos chances de réussite, préparez-vous comme vous le feriez pour n’importe quel autre évènement. Voici les principales étapes à prendre en compte pour organiser un séminaire de qualité, quel que soit son format ou son thème.
1. Définir l’objectif de la réunion
La première étape de la planification d’un évènement, qu’il s’agisse d’une convention ou d’un évènement d’entreprise, consiste à définir les objectifs. Les séminaires sont devenus un outil central de communication et doivent être capables de transmettre de nouvelles informations dans un but précis. Les entreprises ayant pris conscience de l’impact des séminaires (en ligne ou en face à face) sur leur chiffre d’affaires et leur image de marque, les dépenses consacrées aux séminaires ont augmenté de manière significative. Tout, depuis la sélection du lieu et des sponsors jusqu’au choix des aliments et des boissons, doit être soigneusement préparé. Les questions suivantes peuvent vous aider :
- Quel est le public cible ?
- Quel est le message que vous voulez faire passer ?
- Quels sont les médias à contacter ?
- Quelle est la durée du séminaire ?
- Quand le séminaire doit-il avoir lieu, à l’occasion du 10e anniversaire de l’entreprise, pour clôturer l’année, quels fournisseurs choisir : scène, éclairage/son, nourriture, photographie, etc.
2. Choisir le bon lieu
Quel que soit le lieu choisi, il doit répondre à la fois à vos besoins (par exemple, suffisamment de place pour toutes les présentations et tous les ateliers) et à ceux de vos participants (par exemple, un lieu magnifique et accessible ou un espace d’évènement virtuel bien conçu). Non loin du centre-ville de Lyon, l’Hermitage de Moly est un espace qui peut parfaitement accueillir votre séminaire d’entreprise. Il est entouré d’un parc arboré de http://www.hermitagedemoly.fr/2 000 m2 et possède un parking sécurisé et privé. On peut donc privatiser les espaces de réunion pour :
- Un lancement de produits,
- Des conférences,
- Des activités team building,
- Des soirées d’entreprise,
- Une exposition de produits, etc.
Venez découvrir les lieux au 99, Chemin de Moly, 69230 Saint-Genis-Laval ou appelez les responsables au 04 78 73 12 85.
3. Décider du format du séminaire
Le format du séminaire : sera-t-il 100 % présentiel, en ligne ou hybride ? Le choix du format aura un impact significatif sur votre organisation, la complexité de l’évènement, le budget nécessaire et les personnes impliquées.
4. Réfléchissez à votre stratégie de tarification et à votre budget
Contrairement à la plupart des évènements professionnels ou publics, l’objectif de l’organisation d’un séminaire n’est généralement pas de faire des bénéfices, mais vous ne voulez pas non plus faire de pertes. C’est pourquoi il est essentiel d’établir un budget détaillé pour l’organisation d’un séminaire. Comme pour tout autre évènement, dressez la liste des coûts et des ressources nécessaires (par exemple, restauration, sponsors).
Outre la location du lieu (si le séminaire est présentiel), n’oubliez pas les coûts des prestataires externes, du parking, des emplacements pour les sponsors et les exposants, ou encore du wifi. Si le séminaire est gratuit, les ressources fournies par le sponsor doivent être clairement définies.
5. Sélectionner les orateurs appropriés
Il s’agit d’une étape difficile, mais très importante dans la planification d’un séminaire. Une fois que la date et le lieu ont été fixés, choisissez les orateurs. Veillez à choisir un orateur expérimenté qui maintiendra l’attention du public jusqu’à la fin du séminaire et qui est en rapport avec vos objectifs.
6. Gérer les inscriptions et la vente des billets
Si le séminaire est un évènement payant, il est conseillé de maintenir le prix des billets à un niveau bas, car l’objectif du séminaire est souvent de partager des connaissances et non de faire du profit. Par exemple, les inscriptions peuvent être ouvertes au moins un mois à l’avance pour faciliter la planification des ressources. Même si le séminaire est entièrement gratuit, l’inscription en ligne est fortement recommandée, car elle est très pratique pour les organisateurs et les participants.
7. Faire le point sur l’évènement
L’écoute des commentaires et des réactions est un élément essentiel de tout évènement. Le retour d’information vous montrera dans quelle mesure vous avez répondu (ou non) aux attentes du public. Après l’évènement, recueillez les principaux commentaires du public afin qu’il puisse identifier vos points forts et les domaines à améliorer. Vous pouvez également envoyer un courriel de remerciement aux participants après le séminaire et y inclure une enquête de satisfaction.
L’utilisation d’un outil de gestion de la relation client peut également s’avérer efficace, car elle permet de s’assurer que votre public est au courant de votre évènement et de vos projets pour l’avenir. Enfin, publiez des photos et des enquêtes sur vos canaux de médias sociaux afin que les participants puissent les voir et les commenter après l’évènement.
Vous êtes à la recherche de rencontres ? Rendez-vous sur tuesmonami.com