Qu’il s’agisse d’un évènement d’entreprise ou de particuliers, celui-ci nécessite toujours une préparation minutieuse. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’une conférence. Ce type d’évènements réunissant parfois des centaines de personnes doit être organisé suivant des normes strictes. Ce qui n’est pas toujours le cas lorsque l’organisateur n’a pas une grande expérience de l’évènementiel. Si vous souhaitez organiser une conférence et ne savez par où commencer, cet article est le vôtre. Nous vous invitons à parcourir les paragraphes suivants pour obtenir 3 conseils utiles pour la bonne tenue d’une conférence.
Bien choisir l’adresse de la conférence
La première des choses à faire lorsque l’on souhaite organiser un évènement est certainement de trouver la bonne localisation. En effet, une adresse bien choisie peut rehausser la perception de votre évènement. Ce qui augmentera naturellement l’attrait des uns et des autres pour celui-ci. En France, il y a de nombreux lieux mythiques qui peuvent servir d’abri pour un évènement de type conférence. C’est d’ailleurs le cas du Palais des congrès et des expositions de Perpignan. Cet endroit comme bon nombre de palais du genre dans l’hexagone est souvent le théâtre de plusieurs évènements. Par exemple, il n’est pas rare d’y voir organisés des salons, des forums et autres manifestations grand public. Toutefois, si vous souhaitez y loger votre manifestation, n’oubliez pas de faire une réservation à l’avance. Cela se justifie par le fait que ce type d’endroits soit parfois très sollicité.
Pour la localisation d’une conférence, vous avez également le choix des salles polyvalentes. Ce genre de salles réservées aux festivités communales est généralement très spacieux et bien équipé. Ce qui en fait des lieux idéaux pour des conférences de moins d’une centaine de personnes.
Mettre sur pied une équipe d’organisation
La seconde astuce que nous pouvons vous partager pour réussir votre conférence est la mise sur pied d’un comité. Cette équipe organisationnelle vous aidera dans la réalisation des tâches essentielles pour l’exécution de votre projet. Il faudra aussi penser à mettre en tête de ce comité un coordinateur. Celui-ci vous dispensera d’avoir à superviser les moindres détails de l’évènement. Ainsi, vous aurez plus de temps à consacrer à des tâches plus importantes.
En plus d’un coordinateur évènementiel, vous aurez aussi besoin de divers spécialistes dans votre comité. Il peut s’agir notamment de spécialistes dans des domaines comme :
- la logistique ;
- la production audiovisuelle ;
- l’éclairage.
Bien choisir ses intervenants
Pour donner un coup de fouet à votre conférence, quoi de mieux que de bons intervenants ! En effet, en ayant à vos côtés des intervenants de renom, vous pourrez apporter une valeur ajoutée à votre évènement. Ce qui le mettra en tête de lice des manifestations incontournables de la saison. Aussi, pour l’aspect marketing de la conférence, il est toujours bon d’avoir des intervenants connus du public.
Aussi, nous vous recommandons de compléter la liste de vos intervenants par un plus grand nombre d’experts moins connus. De cette façon, vous éviterez de trop dépenser d’argent pour le cachet de vos prestataires. En adoptant cette stratégie, vous parviendrez certainement à respecter votre budget.